第1回 「Q & A」会における 質疑応答　（2002年2月28日）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

質問1. クラブ会則修正の事前通告は口頭でもいいですか？　

会則の修正については、クラブ会則「第11条　修正」に前回議事例会で文書により提出されているか朗読されていればいつでも修正することができると規定されています。会則修正の通知は提出者、現行会則の修正箇所の条目と項目、修正の方法と案文 、修正後の表記を文書にしてクラブの全会員に配布されるか又は審議される前の例会で読み上げられなければならない（マスターマニュアル　会則･決議委員会報告の実例P195）と明記されていますから口頭でもいいですが、修正箇所が多い場合や提案文が長い 場合は文書で配布するほうがいいでしょう。

質問２．選挙は審議事項にはいりますか？　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

役員の指名及び選挙は各レベル会則で規定されています。このように会則で特定の時期に審議することが規定されている事項は特別審議事項(特別予定議事）とみなされその特定の時期に審議されます。（マスターマニュアル　会議事項の実例P174)　選挙は特別審議事項とみなして、ビジネスでの審議の時間の最初に取り上げ、続いて一般審議事項の審議未了事項、新審議の順で行うとよいでしょう。

質問３．中間監査と補正予算について

中間監査を行う場合は、会計が中間収支報告書を読み終えたとき、直ちに議長は「この報告は監査委員会に付託します。」と告げます。付託された会計監査委員会は報告書の内容が、承認された予算の運用結果がどのような成果を挙げたか、また効果的に活用されているかを判断します。もし必要ならば報告書に記帳の改良を勧告します。（会計マニュアル　質疑応答集P5)会長は監査委員会の職権委員として監査の場に出席することがありますが、定足数には数えません。監査委員会から会計に出席の要請があるときは会計も出席します。　　　

中間収支報告書を検討し、収支の変更が生じたり、新たな活動の計画が起こったりして補正予算を組む必要があるときは予算・財務委員会から役員会に勧告を提出する場合と、役員会が会計の報告を受け予算･財務委員会に補正を検討するよう指示を出す場合とがあります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　補正予算を組むようになった場合は、予算･財務委員会は補正予算案を作成し役員会に提出します。例会で採択されれば補正予算がクラブの予算になります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（会計マニュアル　質疑応答集P2)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

質問４．議事録の添付と付記について

「議事録の実例」（マスターマニュアルP１７７）に写し添付、写しを添付しない場合、内容を議事録に加えるべきですとあります。添付とは書類などにあるものを添え付けることで、例えば、プログラムの骨子を議事録に記載しない場合はプログラムの写し添付とか、特別例会に沢山のゲストを迎えたときなどにゲスト何名、氏名は写し添付と議事録に記載します。しかし添付は読み上げませんから、会長が紹介した特別ゲスト等は議事録に記載するほうがいいでしょう。
また、付記とは本文に付け加えて書きしるすこととあります。例えば、例会閉会後にバザーをしたとか、何かを記録として残しておきたいこと等を短い文章で書き留めておくときに付記とするといいでしょう。議事録の朗読に付記は読まなくてもいいですが、読んでおきたいと思われる内容のときは臨機応変に対応すればいいでしょう。

　　　　　　　　　　　　　　　　作成：第14期カウンスルNo.5役員会　　議会法規役員　坂口正子

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